Iedere consulent hield zijn eigen Excelletje bij voor lopende verzuimdossiers. Niemand had overzicht wie dreigde te knallen op wettelijke termijnen. Gevaarlijk, want fouten hier kosten direct geld en reputatie. Als iemand ziek was of met vakantie ging, donderde alles in elkaar.

Ze bouwden een gedeelde pipeline per dossier, met vaste statussen (“melding binnen”, “plan van aanpak klaar”, “evaluatiemoment ingepland”, “risico UWV hoog”). Elke status had een deadline en een eigenaar. Eén keer per dag keek de dienstdoende coördinator alleen naar “risico UWV hoog” en tikte die cases na. De rest moest wachten. Dat werd prioriteit, altijd.

Fouten gingen niet naar nul (dat is onrealistisch), maar panieksituaties daalden enorm. Nieuwe collega’s konden sneller instappen omdat het systeem zichtbaar maakte waar kritieke cases zaten. Les: processen zijn ook een vorm van verzekering. Door vaste statussen en vaste opvolgvraag per status bescherm je jezelf en de klant tegen dure missers.